Em um esforço significativo para modernizar a gestão pública e impulsionar a sustentabilidade ambiental, o Governo de Sergipe, por meio da Secretaria de Estado da Casa Civil, deu início a um ambicioso projeto de digitalização de documentos de seu acervo público. A iniciativa visa não apenas preservar e facilitar o acesso a documentos importantes dos últimos 40 anos, mas, também, reduzir significativamente o impacto ambiental, economizar recursos financeiros e proporcionar maior agilidade e eficiência na administração desses registros.

“É uma ação clara de modernização e boas práticas de gestão. Estamos começando esse processo de digitalização de todo o acervo de documentos da Secretaria de Estado da Casa Civil e a nossa expectativa é que este processo seja replicado em todas as pastas da gestão. Aqui, a gente pode ver documentos da década de 80, que vão passar por uma criteriosa análise, tudo seguindo a legislação federal do que pode ser digitalizado e guardado, e do que pode ser digitalizado e expurgado, incinerado”, explica o secretário da Casa Civil, Jorginho Araujo.

De acordo com ele, a medida, que já está em andamento, busca enfrentar o desafio de lidar com a vasta quantidade de documentos em papel, acumulados ao longo das últimas décadas. Além disso, a digitalização também possibilita uma maior economia com o armazenamento físico dos documentos.

“Estamos seguindo à risca a determinação do governador Fábio Mitidieri de sempre implementar práticas de modernização e boa gestão. O Governo reconhece que a digitalização é uma solução inovadora e responsável, alinhada com a visão de uma gestão pública moderna e comprometida com o futuro do Estado. Com a mudança para o meio digital, reduziremos gastos com espaços para armazenamento, além de diminuir consideravelmente os custos com papel e impressão. Essa economia poderá ser investida em outras áreas prioritárias, beneficiando toda a sociedade sergipana”, acrescenta o secretário.

Meio ambiente

Os impactos positivos que a digitalização oferece ao meio ambiente também merecem atenção. O uso excessivo de papel não só consome recursos naturais, como árvores e água, mas também resulta em um grande volume de resíduos poluentes durante o descarte.

“Atualmente, temos 4.525 caixas de documentos no arquivo e outras 351 caixas de documentos que já foram digitalizados. Porém, com o recebimento constante de novos documentos, esse quantitativo está sempre aumentando. Ao optar pela digitalização, Sergipe dá um passo importante para a conservação do meio ambiente, demonstrando sua responsabilidade para com as gerações futuras”, explica a diretora Financeira da Secretaria de Estado da Casa Civil, Josiane Aguiar.

Entre os materiais que estão sendo digitalizados estão documentos importantes da área de recursos humanos, financeiro, licitação, ofícios e circulares, entre outros. Ela explica que, com a digitalização, os funcionários do governo poderão acessar informações de forma ágil e eficiente, eliminando a necessidade de procurar arquivos físicos em meio a um amontoado de papel. “Isso resulta em maior produtividade, menos estresse e mais satisfação no ambiente de trabalho. Processos burocráticos serão simplificados, promovendo uma maior eficiência e transparência no serviço público”, acrescenta.

A diretora também destaca que a transição para o acervo digital não significa descartar o valor histórico e cultural desses documentos. “Ao contrário, a digitalização permite a preservação dessas informações de forma ainda mais segura e acessível, evitando o desgaste natural do papel ao longo do tempo”, enfatiza.